Historische Hausakten digitalisiert

Die Stadt hat einen bedeutenden Schritt in Richtung Zukunft unternommen: Mitte 2025 begann das Bauordnungsamt mit der Digitalisierung seiner umfangreichen Hausakten. Damit startet ein Prozess, der die langfristige Erhaltung und zeitgemäße Nutzung historischer Dokumente sicherstellen soll. In den kommenden Monaten ist geplant, dass auch andere Dienststellen ihre Aktenbestände nachziehen.

Historische Dokumente werden nutzbar gemacht

Jedes der Gebäude in der Stadt blickt auf eine individuelle Geschichte zurück. Diese Geschichten sind in zahlreichen Hausakten dokumentiert, die derzeit in den Kellerräumen des Rathauses verwahrt werden. Der älteste Teil dieser Dokumente reicht bis ins 19. Jahrhundert zurück. Für Planer, Hauseigentümerinnen, Makler und verschiedene Behörden stellen diese Unterlagen eine zentrale Informationsquelle dar, etwa wenn es um Bauvorhaben, Genehmigungen oder Nachweise geht.

Im Laufe von mehr als einem Jahrhundert hat sich ein wahrer Aktenberg gebildet: Die Unterlagen nehmen eine Länge von rund 900 bis 1.000 laufenden Metern ein – und damit mehr als das höchste Gebäude der Welt, den Burj Khalifa, der „nur“ 828 Meter misst.

Mehr Effizienz durch Digitalisierungs-Offensive

Neben dem erheblichen Platzbedarf stellen diese Papierakten die Stadt vor weitere Herausforderungen. Papier ist kein zukunftssicheres Medium mehr, vor allem die Suche nach bestimmten Dokumenten gestaltet sich aufwendig. Auch Nutzerinnen und Nutzer von außerhalb mussten bislang für eine Akteneinsicht entweder persönlich anreisen oder auf den Postweg und Kopien zurückgreifen.

Mit der Digitalisierung verfolgt die Stadt mehrere Ziele:

Platzersparnis in den Archiven

Schneller, ortsunabhängiger und paralleler Zugriff auf Unterlagen für verschiedene Behörden

Bessere Nutzung moderner IT-Anwendungen für Verwaltungsprozesse

Bewährte Maßstäbe bleiben erhalten

Trotz der technischen Neuerungen wird bei der Digitalisierung weiterhin größter Wert auf den Datenschutz gelegt. Die grundsätzlichen datenschutzrechtlichen Anforderungen bleiben bestehen, werden aber an die digitalen Arbeitsweisen angepasst.

Fazit und Ausblick

Die Digitalisierung der Aktenbestände markiert einen Meilenstein für die Stadtverwaltung. Bürgerinnen, Behörden und Unternehmen profitieren künftig von schnellen, flexiblen und sicheren Zugriffswegen auf Dokumente, die bislang nur mit erheblichem Aufwand nutzbar waren. Die Initiative zeigt, wie die Vergangenheit bewahrt und zugleich der Weg für eine moderne Verwaltung geebnet wird.